Hoe organiseer ik Expertmeetings?

Na een intensief traject waarbij vooral problemen, knelpunten en rottigheid de boventoon voeren, is de behoefte aan oplossingen en een positieve hoopvolle toekomst enorm groot. In zo’n sfeer slaan we graag deze stap van de expertmeetings over of we raffelen het een beetje af. Dat is niet goed. Voor de zorgvuldigheid en de legitimiteit is het goed om de analytische fase op een verstandige manier af te ronden. Bovendien worden de expertmeetings benut voor de sprong vooruit met name ten aanzien van de meest cruciale vraagstukken. Neem de tijd voor de expertmeetings en organiseer een en ander zorgvuldig. Het levert zoveel extra’s op.

Het groepje bestaat uit experts, dat zijn niet de eersten de besten. Je nodigt hen uit om alle wijsheid op tafel te leggen, om samen kritisch te kijken naar het procesmateriaal, om te komen tot nieuwe oplossingen. Om het maximale eruit te halen moet je een omgeving creëren waarin dit alles kan gebeuren. Een plezierige, rustige en mooie omgeving met voldoende ruimte. Koffie, thee, water en versnaperingen moeten volop aanwezig zijn. Dat mag wat kosten, want je krijgt er zoveel voor terug.

Alles moet tot in de puntjes zijn georganiseerd. Een voorbeeld. Aan het slot van de analysefase in het eerder genoemde project naar aanleiding van de Van Traa-enquête in Amsterdam, gericht op het ontwerpen van een eigen politieke en bestuurlijke visie op de (georganiseerde) criminaliteit in Amsterdam, naast die van het openbaar ministerie en van de politie, vonden er in één week tien expertmeetings plaats met elk zo’n vijftig genodigden, naast vertegenwoordigers van de raad, het college en de administratie. Dus het team moest in één week vijfhonderd man accommoderen, met een uitgekiende planning van de koffie, het gebak en het cadeau bij het afscheid, tot en met de inhoudelijke voorbereiding van de onderwerpen die in de bijeenkomsten uitgediept moesten worden. De kwaliteit van expertmeetings is rechtevenredig met de (logistieke) voorbereiding daarvan.

Expertmeetings mogen niet teveel deelnemers bevatten, omdat je samen de diepte in moet. Denk daarbij aan ongeveer tien als maximum. Zoek het vooral in de kwaliteit en niet in de kwantiteit van de deelnemers. Let op toegevoegde waarde. Kom je toch op een hoog aantal uit, vraag je dan af of je binnen de thematiek wellicht moet differentiëren en meerdere meetings moet organiseren.

Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat expertmeetings worden gebruikt voor het ‘preken voor eigen parochie’. Je kunt niet helemaal uitsluiten dat experts op de een of andere manier belang hebben bij een bepaalde uitkomst. De voorzitter moet daar melding van maken bij de opening van de bijeenkomst en erop wijzen dat de deelnemers er vooral vanwege hun expertise aanwezig zijn. Wees er gewoon alert op, maar ga uit van vertrouwen.

Een antwoord op deze en tal van andere vragen krijg je via de Online Opleiding.